• 18 Şubat 2018

    11 Adımda Proje Dosyası Hazırlama

    Günümüz dünyasında hangi alanda çalışma yapıyor olursak olalım projemizi karşımızdakilere anlatabilmek için basit düzeyde de olsa bir proje dosyasına ihtiyaç duyuyoruz. Kamu, Özel Sektör veya Sivil Toplum alanında çalışıyor olmak fark etmiyor, bir fikri projelendirmek hem kendiniz hem de karşıdakileriniz açısından oldukça önemli. Çünkü bir proje dosyası hazırladığımızda neyi, neden, kimler için ve ne zaman yapacağımızı somutlaştırmış oluyoruz. Bu sayede tüm güzergahı ve olası yolları belirlemiş oluyoruz.

     

    Bir proje fikri zihinde bulunduğunda oldukça karmaşık ve belirsizdir. Kendimiz her şeyin yerli yerinde olduğunu düşünsek de süreç geçtikte farkında olmadan değişime uğrayacaktır. Ancak fikri yazılı hale getirdiğimizde ortaya çıkacak değişiklikler istemli ve belirli hale gelecektir.

     

    Bir diğer taraftan projeyi karşı tarafa aktarmamız gerekmektedir. Projeyi ne kadar iyi aktarabilirsek karşımızdakilerin projeye olan inanç ve destekleri de o kadar artacaktır. Projeyi aktarmamız gerekenlerse; hedef gruplar, ortaklar veya kamuoyu olabilir. Bunu yapabilmek için iyi hazırlanılmış bir dosyaya ihtiyaç duyuyoruz. Görsellik açısından aktarmada bir çok yöntem kullanılabilir. Ancak bu yazıda işin bu kısmına değinmeyeceğim. İlk etapta bizim için önemli olan elimizde sağlıklı bir metnin olmasıdır.

     

    En kısa ve en basit yönleri ile projemizi 11 ana başlık altında toplayarak ilerleyebiliriz. Proje dosyasında olmazsa olmaz 11 ana başlıktır bunlar. Proje dosyasında taraflar sistematik açıdan akıllarındaki birçok soruya dosyadan yanıt bulmalıdır. Çıktısını bıraktığınızda ya da mail gönderdiğinizde siz dışarıdan bir anlatım yapmaksızın bütün projeksiyonu anlamalılardır. Aslında bir proje dosyası tam anlamı ile bir kompozisyondur. En kolay şekilde bu kompozisyonu nasıl hazırlayacağımızı inceleyelim:

     

    Projenin Adı: Proje adı bizim için çok önemlidir. Bir kişiyi ilk gördüğünüzde onu nasıl ve neyle konumlandırdığınızı düşünün. Giyimi kuşamı, konuşması, hareketleri… İşte proje adı da böyledir taraflar, adı okuduğunda ya da duyduğunda ilk olarak bir elektrik alacak ve konumlandırma yapacaktır. Bizim isteğimiz ise adı sevmesi ve onu hatırlamasıdır. Bu yüzden yaptığımız iş ile uygun olmalıdır. Kısa ve net olmalıdır. Akılda kalıcı olmalıdır. Adı İngilizceye çevirdiğimizde (ki artık olmazsa olmaz durumda) bu kombinasyonları gene sağlayacak şekilde olmalıdır. Unutmayın insanlar projenin bütün detaylarını süreçte unutabilirler ancak ismi asla unutmamalıdırlar.

     

    Projenin Süresi: Proje süresi proje hazırlık süreci ve proje uygulama süreci olarak ikiye ayrılmalıdır. Ve proje süresi bu ikisinin toplamından oluşmalıdır. Proje hazırlık süreci planlama aşamasından başlayıp uygulamayı oluşturacak unsurların teminini içeren süredir. Proje uygulama süreci ise projenin uygulamadaki süre ve aralıklarını belirlemektedir.

     

     

     

    Projenin Uygulanacağı Yer/Yerler: Proje bir veya birden çok yerde uygulanabilir. Her iki durumda da detaylı bilgi vermek gerekmektedir. Hangi ülke, hangi il, hangi lokasyon olduğunu açıkça belirtmeliyiz.

     

    Ortak/lar: Birçok proje, sadece proje sahibin tek başına uygulayabileceği türden değildir. Bu sebeple projenin uygulanmasında destek alacağımız ve beraber hareket edeceğimiz kurum ya da kuruluşları ve hangi şartlarda bunu sağlayacağımızı belirtmeliyiz.

     

    Projenin Amaçları: Projenin amaçları proje uygulandıktan sonra orta çıkan fayda kısmıdır. Ve bizim asıl ulaşmak istediğimiz yerdir. Bir alt başlıkta açıklayacağımız projenin gerekçelendirilmesi, bir doktorun hastasına koyacağı teşhis ile özdeşleştirilebilir, bu teşhisin ardından uygulanacak tedavi yöntemlerinden sonra ulaşmak istediğimiz nokta ise projenin amaçları ile özdeşleştirilebilir. Yani, hangi sağlık koşullarına ulaşmak isteniyorsa onlar bizim amaçlarımızı oluşturur. Bu sebeple projenin gerekçelendirilmesi önce, amaçların netleştirilmesi sonra yapılmalıdır. Bir tek amacınız olabileceği gibi birden çok amacınız da olabilir. Her iki durumda da bu amaçları oldukça açık ve net şekilde yazmalıyız.

     

    Projenin Gerekçelendirmesi: Bu kısım projenin omuriliğini oluşturmaktadır. Tüm sistemin buraya göre şekillendiğini unutmamız gerekiyor. O yüzden gerekçelendirme yaparken bu projeyi neden yapmamız gerektiğini yani hastalığın teşhisini koymuş oluyoruz. Gerekçelendirmeyi yaparken detaylı bir araştırma içerisinde bulunmamız ve ortaya gerekçeli olguları koymamız gerekiyor. Bu kısım detaylı ve mümkünse doğrulanabilir bilgilerden oluşmalıdır. Değilse gözlemler ve bulgulardan oluşmalıdır. Mümkünse sayısal veriler ve istatistiklerden yararlanılmalıdır. Ve bu gerekçelere amaçlar kısımda çözüm üretilmiş olmalıdır.

     

    Hedef Grup ve Özellikleri: Projeyi kim veya kimler için uyguladığımızı belirttiğimiz kısımdır. Öncelikle projenin uygulanacağı gurubu belirli kriterlere göre netleştirmeliyiz. Hedef Grup; yaş, cinsiyet, kurum mensubiyeti, bölgesel ikametler gibi farklı kriterlerden oluşabilir. Bu gruplamayı yaptıktan sonra grubun temel ve karakteristik özelliklerden projeyi ilgilendiren kısımlarını açıklamalıyız.

     

    Nihai Yararlanıcılar: Proje uygulandıktan sonra elde edilen çıktılar sonucunda projenin dolaylı yollarla da olsa etkilendiği kişi ya kurumlardır. Projenin ortaya çıkardığı algı yaygınlaşması olarak da görülebilir. Proje her ne kadar sadece hedef guruba uygulanmış olsa da projenin uygulandığı alandaki diğer kişiler, hedef grubun aile ve arkadaşları, tanıtım çalışmalarından dolayı süreçten haberdar olanlar gibi proje ile dolaylı bağ kuran ve etkilenenler nihai yararlanıcılarımızı oluşturmaktadır.

     

    Beklenen Sonuçlar: Proje bitiminde bizim beklediğimiz sonuçları tek tek ve açık şekilde yazmalıyız. Bu sayede projenin açık şekilde neye hizmet ettiğini belirtmiş oluruz. Beklenen sonuçlar kısmında sadece olumlu sonuçlar değil öngörülebilir olumsuz sonuçlar da yer alabilir.

     

    Temel Faaliyetler: Bir proje dosyasının en kapsamlı bölümü temel faaliyetler kısmıdır. Çünkü teşhisi gerekçelendirmede koymuş, amaçlarda da tedavinin varmasını isteğimiz yeri belirtmiştik. İşte bu kısımda ise tedavinin varmasını istediğimiz yere, nasıl varacağını belirtmiş oluyoruz. Yani tedavi yöntemlerini belirtmiş oluyoruz. Neyi, nasıl ve ne zaman, yapacağımızı burada açıklamalıyız. Proje süreci boyunda gerçekleşecek her bir işi, kalem kalem ayırıp, adlandırıp, nasıl yapılacağını ve ne zaman yapılacağını burada yazmalıyız. İşin sistematik ve planlı olup olmadığı tüm projelerde faaliyetler kısmından anlaşılabilir. Bu detaylı anlatımı madde madde yazabilirsiniz ama ben genelde sayı doğrusu gibi bir zaman doğrusu yapmayı ve tüm faaliyetleri o doğru üzerinde açıklamayı daha çok seviyorum. Çünkü tüm faaliyetleri bir bütün halinde görmemi sağlıyor.

     

    Bütçe/İhtiyaçlar: Proje kapsamında tüm faaliyetlerimizi göz önünde bulundurarak ortaya çıkardığımız finansal tablo bütçe kısmını oluşturmaktadır. Burada gene kalem kalem bütçeleme yapılacağı gibi kalemleri gruplandırarak da bütçeleme gerçekleştirilebilir. Ve unutmamak gerekir ki finansal destek bulmak istediğimizde finans sağlayıcılarının en detaylı bakacağı yer gene bu kısımdır.

     

    Yukarıdaki önerileri izleyerek genel bir proje dosyası hazırlamak mümkün. Web üzerinden rahatça ulaşabilmeniz ve çok zaman kaybetmeniz adına oldukça kısa şekilde anlattım. Umuyorum, güzel projelerde işinize yarar…

  • 18 Şubat 2018

    Başarılı Bir Sunum Hazırlama ve Sunmaya Dair

    Hayatımızın büyük bir kısmanda sunum yapıyoruz. Bazıları gün içinde kendiliğinden oluşuyor. Sunum yaptığımızın bile farkına varmadan sunum gerçekleştiriyoruz. Bazıları belli periyotlarda gerçekleşiyor. Örneğin özel bir gün geldiğinde sevdiklerimize bir sofra hazırlıyoruz. Önce malzemeleri alıyoruz marketten, manavdan, kasaptan… Sonra eve geliyoruz ve başlıyoruz malzemelerin birbiri ile uyumlu olanlarını bir arada pişirmeye. Pişme işleminden sonra masayı kuruyoruz. Ortaya belki ufak bir çiçek. Tabak nereye gelecek, çatal kaşık nerede belli. Sonra misafirlerimiz masaya oturuyor. Sırayla yemekleri getiriyoruz. Biri bitmeden diğerini sofraya koymuyoruz. Tabi tabakların arasında yeşillikler, mezeler hep duruyor. İstediğimizde uzanıyoruz. En son ya bir tatlı ya bir meyve getiriyoruz. Aman Allah’ım, insan karnını doyuran sunumları nasıl sevmez ki…

    Sofra hazırlamak da bir sunum türü, patrona yeni projenizi anlatmak da. Aynı şekilde konuklarınıza çalışma alanlarınızla ilgili bir seminer vermek de. Bu durum bize gösteriyor ki aslında hayatın doğal akışında hepimiz muhteşem bir sunum ustasıyız. Peki neden iş topluluk önünde, profesyonel hayatımızla ilgili bir sunum yapmaya gelince işler sarpa sarıyor? Bunun birçok nedeni var. Ama en önemlisi, doğru yöntemleri kullanmamak. Bir sofra hazırlarken hangi yöntemle bu işi yapacağımızı çok iyi biliyoruz oysa. Bu yazımda sizlere olabildiğince yalın olarak iyi bir sunuma dair düşüncelerimi yazıyorum.

    Proje dosyası hazırlamak bir kompozisyon. Sunum hazırlamak bir kompozisyon. Çünkü yaşamın kendisi bir kompozisyon. İyi bir sunum hazırlamak ve iyi sunmak için bunu aklımızdan asla çıkarmamalıyız.

    Şimdi bu işi nasıl yapacağımıza bakalım;

    En önce kendine güvenmek zorundasın. İnsan sunum esnasında sahnededir ve kontrol onun elindedir. İster üç kişilik bir ekibe sunum yapsın isterse üç bin kişilik bir salona. Hepimiz, sahnede kendine güvenen birini görmek isteriz. Çünkü söylediklerine inanmak için orada oluruz. Günümüz dünyasında ancak iyi satıcılar ürünlerini pazarlayabilir. Sunum sizi satış pozisyonuna getirir. Ve siz bir satıcıdaki güvene, bilgiye, samimiyete, erdeme sahip olmalısınız. Yoksa ev ev dolaşan satıcılar gibi görünürsünüz. Oysa müşteriniz sattığınız ürünü almak için size gelmiş durumda. Bu fırsatı iyi değerlendirmelisiniz.

    İnsanın en büyük sorunu odaklanma problemidir. Bütün sunum boyunca bu problemle uğraşmakla savaşırız. Sunumu insanların odak sürelerini geçmeden tamamlamalısınız. Bu süre içinde en net şekilde aktarılması gerekenleri aktarmalısınız. Bu güne kadar gerçekleştirdiğimiz organizasyonların sunum sürelerini düşündüğümde yarım saati geçen sunumların neredeyse çoğu hüsran ile sonlanıyor. Ted konuşmaları bu konu üzerinde analiz yapmak için oldukça uygun. Sunumun türüne ve niteliğine göre değişmekle birlikte ideal sürenin 20 – 25 dakikayı geçmemesi gerekiyor.

    Sunum hazırlığı aşamasında öncelikle içeriği belirlemeniz gerekiyor. Gerçekleştireceğimiz sunumu ne için yapıyoruz. Son Pazar rakamlarını mı anlatacağız? Yeni projeyi mi açıklayacağız? Sosyal sorumluluk çalışmalarımızın geldiği noktayı mı anlatacağız? Ne yapacak olursak olalım sunumun bir ya da birden çok amacı olmak zorunda. Bu amacı gerçekleştirirken dinleyici-izleyicilere vereceğimiz mesajları net bir şekilde belirlemeliyiz. Çünkü tüm sunumu bu kısa ama net mesaj için gerçekleştiriyoruz. İçeriği slaytlara dökmeden önce ne söyleyeceğimizi ne anlatacağımızı, hangi aktarım yöntemini kullanacağımızı aşama aşama yazmamız gerekiyor. Bu yazım işimizi çok kolaylaştıracak ve sunumun genel çerçevesini görmemizi sağlayacaktır. Böylece fazlalıkları ve eksiklikleri görmüş olacağız. Tasarım ve yerleştirme bunlar yapıldıktan gerçekleştirilmelidir.

    İçeriği netleştirdikten sonra içeriği aktarma yöntemlerini belirlemeliyiz. Bir sunumda içeriği aktaracak en önemli faktör sizin konuşmanızdır. Ama insanların sadece duyma duyusuna hitap etmek yeterli değildir. İnsanlar görmelidirler ve zaman zaman dokunmalıdırlar. Görme ve duymayı birleştirmek için slayt sayfalarında görüntüler kullanıyoruz. Bunların bir kısmı metin içeriyor. Şimdi bu kısmı biraz daha derinleştirelim. Slaytlara asla metni olduğu gibi aktarmamalıyız. Olabildiğince az metin ile bu işi yaptığımızda işler daha da kolaylaşacaktır. Başlıklar daha kalın ve büyük, diğer metin daha küçük ve ince olmalıdır. İnsanları slaytları okumak zorunda bırakmayın. Metinleri tek bakışta görmelerini ve anlamlandırmalarını sağlayın. Siz sunum sayfasına baktığınızda söyleyeceklerinizi hatırlatacak kadar metin olması kafi. Fotoğraflar bir anda birden çok şeyi anlatabilir. Sunumunuza uygun, kaliteli ve yüksek çözünürlüklü görselleri kullanmayı ihmal etmeyin hatta sırf görseller üzerine kurmanız bile yeterli olacaktır. Bir analiz paylaşacaksanız hedef kitlenizin anlayacağı şekilde bunu dizayn etmelisiniz. Renkler, kullanacağınız grafikler anlamlandırmayı kolaylaştıracaktır. Video içerik hazırlanabilir ya da vermek istediğiniz mesaja uygun bir video da paylaşılabilir. Ama videonun oldukça kısa olmasını sağlamalısınız. İnsanları sizden koparıp dikkatlerini dağıtmamak gerekiyor. Ben video seçeneğini çok önemli değilse kullanmamaya dikkat ediyorum. Çünkü videolar teknik arızalardan en kolay etkilenecek yöntemlerden biridir. Ve bir kez sorun yaşadığınızda o panik tüm süreci etkileyecektir. Görme ve duyma duyularını birleştirdiğinizde mesajınız insanlara daha kolay ulaşacaktır.

    Sunumunuz bir giriş ile başlayacak elbette. İlk birkaç dakikada seyircinin size odaklanmasını sağlayacak bir giriş yapmalısınız. Asla sunumun ilk sayfasını sunum girişi olarak kullanmayın. İnsanların sizi izlemesi gerekiyor, ekrandaki powerpoint’i değil. İlk slayt genel bir görüntü taşımalı ve insanların size odaklanmasını engellememeli. Onları size ve ardından konuya çekmeniz gerekiyor. Belki bir anı, belki bir hikaye, belki bir fıkra ile bunu sağlayabilirsiniz. (Burada fıkraları es geçmeyelim. Sakın fıkra anlatmak ya da espri yapmak için kendinizi zorlamayın. Doğal yapıdan uzaklaştıkça işler sarpa saracaktık. Ama bu işte iyi iseniz sunumu renklendireceği kesin bir yöntemdir.) Ya da konunun önemini anlatacak ama konu hakkında bilgi vermeyecek reel durumları kısaca açıklayabilirsiniz.

    Sunumları hazırlarken üçe ayırmak en basit ama en etkili yöntemdir. Başlangıçta insanları sunuma hazırlarsınız. Onların dikkatini çeker konuya ısındırırsınız. Sonra konuyu enine boyuna detaylandırırsınız ki burası kompozisyonun gelişme bölümüdür. Tüm bilgileri, verileri burada anlatırsınız. Sunumun en uzun bölümü burasıdır. Ve bu gelişme bölümünü de kendi içinde üçe ayırabilirsiniz. Geniş konulu sunumlarda ve farklı alan ve durumları açıklamak gereken sunumlarda bu yöntemi kullanmak avantaj sağlar. Görseller, grafikler, analizler, yorumlar hep bu bölümde verilmelidir. Ama bir sunumun en önemli kısmı bitişidir. Sunum bittiğinde ve dışarı çıktığınızda insanlar sizi bu bitişle hatırlamalıdır. Aynı bir boksörün nakavt vuruşu gibi sert ve kuvvetli olmalıdır. O vuruş bittiği andan itibaren başka hiçbir hamle yapmaya gerek kalmamalıdır. İşte bu yüzden en iyi vuruşunuzu en sona saklamanız gerekiyor. Son sözü söylediğinizde ondan önce gördükleri, duydukları, dokundukları her şeyi birleştirebilmeliler ve son vuruşu hatırlamalılar. Sunumun en etkili yeri burası olduğundan üzerinde oldukça iyi çalışılmalıdır.

    Hepimizin çevresinde en az bir kaç tane fikrini önemsediğimiz insanlar vardır. Sunum bittiğinde önce sunumuzu onlara gösterin ve fikirlerini alın. Bu sayede son düzeltmeleri yapmış olursunuz. Ardından birçok kez kendi kendinize sunumu yapın. Sunum esnasında doğaçlamalar olacaktır elbette ama aşama aşama tüm sürece hakim olmak için defaatle tekrar etmek gerekiyor. Ardından gene yakın çevrenize sunumu sanki sahnede yapıyormuş gibi gerçekleştirin. Bu sizi daha da rahatlatacaktır. Hatta mümkünse bu sunumu kayda alın ve sonra kendinizi izleyin. ‘Ellerimi neden öyle sallamışım, boynum neden eğri durmuş, burada neden kekelemişim?’ diyeceksiniz ve bunu düzeltme fırsatına sahip olacaksınız.

    İyi bir sunum, iyi bir hazırlık gerektiriyor. İyi bir hazırlık iyi bir sunumu getiriyor. Sunumlar hazırladıkça ve uyguladıkça daha iyi sunumlar hazırlamaya ve sunmaya başlıyorsunuz. Sakin başlangıçtaki kötü durumlara yenilip bundan vazgeçmeyin. Bir süre sonra gelişimi oldukça rahat farkedeceksiniz…