18 Şubat 2018

11 Adımda Proje Dosyası Hazırlama

Günümüz dünyasında hangi alanda çalışma yapıyor olursak olalım projemizi karşımızdakilere anlatabilmek için basit düzeyde de olsa bir proje dosyasına ihtiyaç duyuyoruz. Kamu, Özel Sektör veya Sivil Toplum alanında çalışıyor olmak fark etmiyor, bir fikri projelendirmek hem kendiniz hem de karşıdakileriniz açısından oldukça önemli. Çünkü bir proje dosyası hazırladığımızda neyi, neden, kimler için ve ne zaman yapacağımızı somutlaştırmış oluyoruz. Bu sayede tüm güzergahı ve olası yolları belirlemiş oluyoruz.

 

Bir proje fikri zihinde bulunduğunda oldukça karmaşık ve belirsizdir. Kendimiz her şeyin yerli yerinde olduğunu düşünsek de süreç geçtikte farkında olmadan değişime uğrayacaktır. Ancak fikri yazılı hale getirdiğimizde ortaya çıkacak değişiklikler istemli ve belirli hale gelecektir.

 

Bir diğer taraftan projeyi karşı tarafa aktarmamız gerekmektedir. Projeyi ne kadar iyi aktarabilirsek karşımızdakilerin projeye olan inanç ve destekleri de o kadar artacaktır. Projeyi aktarmamız gerekenlerse; hedef gruplar, ortaklar veya kamuoyu olabilir. Bunu yapabilmek için iyi hazırlanılmış bir dosyaya ihtiyaç duyuyoruz. Görsellik açısından aktarmada bir çok yöntem kullanılabilir. Ancak bu yazıda işin bu kısmına değinmeyeceğim. İlk etapta bizim için önemli olan elimizde sağlıklı bir metnin olmasıdır.

 

En kısa ve en basit yönleri ile projemizi 11 ana başlık altında toplayarak ilerleyebiliriz. Proje dosyasında olmazsa olmaz 11 ana başlıktır bunlar. Proje dosyasında taraflar sistematik açıdan akıllarındaki birçok soruya dosyadan yanıt bulmalıdır. Çıktısını bıraktığınızda ya da mail gönderdiğinizde siz dışarıdan bir anlatım yapmaksızın bütün projeksiyonu anlamalılardır. Aslında bir proje dosyası tam anlamı ile bir kompozisyondur. En kolay şekilde bu kompozisyonu nasıl hazırlayacağımızı inceleyelim:

 

Projenin Adı: Proje adı bizim için çok önemlidir. Bir kişiyi ilk gördüğünüzde onu nasıl ve neyle konumlandırdığınızı düşünün. Giyimi kuşamı, konuşması, hareketleri… İşte proje adı da böyledir taraflar, adı okuduğunda ya da duyduğunda ilk olarak bir elektrik alacak ve konumlandırma yapacaktır. Bizim isteğimiz ise adı sevmesi ve onu hatırlamasıdır. Bu yüzden yaptığımız iş ile uygun olmalıdır. Kısa ve net olmalıdır. Akılda kalıcı olmalıdır. Adı İngilizceye çevirdiğimizde (ki artık olmazsa olmaz durumda) bu kombinasyonları gene sağlayacak şekilde olmalıdır. Unutmayın insanlar projenin bütün detaylarını süreçte unutabilirler ancak ismi asla unutmamalıdırlar.

 

Projenin Süresi: Proje süresi proje hazırlık süreci ve proje uygulama süreci olarak ikiye ayrılmalıdır. Ve proje süresi bu ikisinin toplamından oluşmalıdır. Proje hazırlık süreci planlama aşamasından başlayıp uygulamayı oluşturacak unsurların teminini içeren süredir. Proje uygulama süreci ise projenin uygulamadaki süre ve aralıklarını belirlemektedir.

 

 

 

Projenin Uygulanacağı Yer/Yerler: Proje bir veya birden çok yerde uygulanabilir. Her iki durumda da detaylı bilgi vermek gerekmektedir. Hangi ülke, hangi il, hangi lokasyon olduğunu açıkça belirtmeliyiz.

 

Ortak/lar: Birçok proje, sadece proje sahibin tek başına uygulayabileceği türden değildir. Bu sebeple projenin uygulanmasında destek alacağımız ve beraber hareket edeceğimiz kurum ya da kuruluşları ve hangi şartlarda bunu sağlayacağımızı belirtmeliyiz.

 

Projenin Amaçları: Projenin amaçları proje uygulandıktan sonra orta çıkan fayda kısmıdır. Ve bizim asıl ulaşmak istediğimiz yerdir. Bir alt başlıkta açıklayacağımız projenin gerekçelendirilmesi, bir doktorun hastasına koyacağı teşhis ile özdeşleştirilebilir, bu teşhisin ardından uygulanacak tedavi yöntemlerinden sonra ulaşmak istediğimiz nokta ise projenin amaçları ile özdeşleştirilebilir. Yani, hangi sağlık koşullarına ulaşmak isteniyorsa onlar bizim amaçlarımızı oluşturur. Bu sebeple projenin gerekçelendirilmesi önce, amaçların netleştirilmesi sonra yapılmalıdır. Bir tek amacınız olabileceği gibi birden çok amacınız da olabilir. Her iki durumda da bu amaçları oldukça açık ve net şekilde yazmalıyız.

 

Projenin Gerekçelendirmesi: Bu kısım projenin omuriliğini oluşturmaktadır. Tüm sistemin buraya göre şekillendiğini unutmamız gerekiyor. O yüzden gerekçelendirme yaparken bu projeyi neden yapmamız gerektiğini yani hastalığın teşhisini koymuş oluyoruz. Gerekçelendirmeyi yaparken detaylı bir araştırma içerisinde bulunmamız ve ortaya gerekçeli olguları koymamız gerekiyor. Bu kısım detaylı ve mümkünse doğrulanabilir bilgilerden oluşmalıdır. Değilse gözlemler ve bulgulardan oluşmalıdır. Mümkünse sayısal veriler ve istatistiklerden yararlanılmalıdır. Ve bu gerekçelere amaçlar kısımda çözüm üretilmiş olmalıdır.

 

Hedef Grup ve Özellikleri: Projeyi kim veya kimler için uyguladığımızı belirttiğimiz kısımdır. Öncelikle projenin uygulanacağı gurubu belirli kriterlere göre netleştirmeliyiz. Hedef Grup; yaş, cinsiyet, kurum mensubiyeti, bölgesel ikametler gibi farklı kriterlerden oluşabilir. Bu gruplamayı yaptıktan sonra grubun temel ve karakteristik özelliklerden projeyi ilgilendiren kısımlarını açıklamalıyız.

 

Nihai Yararlanıcılar: Proje uygulandıktan sonra elde edilen çıktılar sonucunda projenin dolaylı yollarla da olsa etkilendiği kişi ya kurumlardır. Projenin ortaya çıkardığı algı yaygınlaşması olarak da görülebilir. Proje her ne kadar sadece hedef guruba uygulanmış olsa da projenin uygulandığı alandaki diğer kişiler, hedef grubun aile ve arkadaşları, tanıtım çalışmalarından dolayı süreçten haberdar olanlar gibi proje ile dolaylı bağ kuran ve etkilenenler nihai yararlanıcılarımızı oluşturmaktadır.

 

Beklenen Sonuçlar: Proje bitiminde bizim beklediğimiz sonuçları tek tek ve açık şekilde yazmalıyız. Bu sayede projenin açık şekilde neye hizmet ettiğini belirtmiş oluruz. Beklenen sonuçlar kısmında sadece olumlu sonuçlar değil öngörülebilir olumsuz sonuçlar da yer alabilir.

 

Temel Faaliyetler: Bir proje dosyasının en kapsamlı bölümü temel faaliyetler kısmıdır. Çünkü teşhisi gerekçelendirmede koymuş, amaçlarda da tedavinin varmasını isteğimiz yeri belirtmiştik. İşte bu kısımda ise tedavinin varmasını istediğimiz yere, nasıl varacağını belirtmiş oluyoruz. Yani tedavi yöntemlerini belirtmiş oluyoruz. Neyi, nasıl ve ne zaman, yapacağımızı burada açıklamalıyız. Proje süreci boyunda gerçekleşecek her bir işi, kalem kalem ayırıp, adlandırıp, nasıl yapılacağını ve ne zaman yapılacağını burada yazmalıyız. İşin sistematik ve planlı olup olmadığı tüm projelerde faaliyetler kısmından anlaşılabilir. Bu detaylı anlatımı madde madde yazabilirsiniz ama ben genelde sayı doğrusu gibi bir zaman doğrusu yapmayı ve tüm faaliyetleri o doğru üzerinde açıklamayı daha çok seviyorum. Çünkü tüm faaliyetleri bir bütün halinde görmemi sağlıyor.

 

Bütçe/İhtiyaçlar: Proje kapsamında tüm faaliyetlerimizi göz önünde bulundurarak ortaya çıkardığımız finansal tablo bütçe kısmını oluşturmaktadır. Burada gene kalem kalem bütçeleme yapılacağı gibi kalemleri gruplandırarak da bütçeleme gerçekleştirilebilir. Ve unutmamak gerekir ki finansal destek bulmak istediğimizde finans sağlayıcılarının en detaylı bakacağı yer gene bu kısımdır.

 

Yukarıdaki önerileri izleyerek genel bir proje dosyası hazırlamak mümkün. Web üzerinden rahatça ulaşabilmeniz ve çok zaman kaybetmeniz adına oldukça kısa şekilde anlattım. Umuyorum, güzel projelerde işinize yarar…

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir